Voorwerk: Wat zijn de belangrijkste processen in je bedrijf?

Eerst moeten we weten welke processen het belangrijkst zijn voor jouw bedrijf. Dit zijn processen die nodig zijn om als bedrijf te blijven bestaan of die verplicht zijn volgens de wet.

Voor dienstverlenende bedrijven zijn dit vaak:

• Marketing: Mensen moeten weten dat je bestaat.

• Verkoop: Je moet je diensten kunnen verkopen.

• Leveren van de dienst: Je moet je diensten daadwerkelijk leveren.

• Wettelijke verplichtingen: Financiële administratie, HR en andere verplichte zaken vanuit jouw sector.

Stap 1: Hoe verlopen deze processen in je bedrijf?

Breng je processen stap voor stap in kaart. Hoe ziet “Verkoop” er bijvoorbeeld uit binnen jouw bedrijf? Elke stap in een proces is een taak die kan worden geautomatiseerd. 

“Waarom zou ik dit doen?” Dit helpt je om na te denken over hoe jij vindt dat een proces moet lopen. Het is ook handig voor je medewerkers om te weten hoe dingen horen te gaan.

Een voorbeeld van een simpel verkoopproces:

1. Een lead vult een formulier in op je website.

2. We nemen telefonisch contact op om een afspraak te plannen.

3. We hebben de afspraak.

4. We sturen een offerte.

5. De klant gaat akkoord.

Tip: Houd het overzichtelijk. Vermijd te veel details zoals “toets het telefoonnummer in”. Wees wel specifiek over belangrijke punten, als ze er toe doen. Zoals bij: “Neem binnen 1 uur na het ontvangen van het formulier contact op met de lead.” Zo zorg je voor een duidelijk en effectief proces.

Zo vind jij alle taken die een rol spelen in het proces “Verkopen” binnen je bedrijf. Processen automatiseer je namelijk niet in een keer, maar dit gaat per taak.

Stap 2: Filter je taken

Niet alle taken zijn even makkelijk om te automatiseren. Daarom is het belangrijk om eerst deel van de taken er uit te filteren.

Intern of extern

Begin met het automatiseren van interne taken = de dingen die jij of je team doen. Het is makkelijker om bij jezelf te beginnen dan bij taken die je klanten of leveranciers uitvoeren.

Belangrijk vs. niet belangrijk

Vraag jezelf af bij elke taak:

• Hoe belangrijk is deze taak voor het einddoel van het proces?

• Als ik deze taak niet doe, halen we dan het einddoel van het proces (vaker) niet?

Voorbeeld: “We nemen telefonisch contact op om een afspraak te plannen.“

• Het hebben van het telefoongesprek is zelf niet belangrijk voor het einddoel. We kunnen ook iets verkopen zonder het telefoongesprek. Het plannen van de afspraak is ook niet zo belangrijk als het hebben van de afspraak.

• Het kan wel zo zijn dat het hebben van een telefoongesprek er voor zorgt dat je vaker verkoopt. In dat geval is het wel een belangrijke taak in het proces.

Tip: Sommige taken zijn misschien niet zo belangrijk als dat je ooit. Overweeg om deze uit het proces te halen.

Het is makkelijker om te beginnen met automatiseren met taken die als “niet belangrijk” worden gezien voor je proces. Als je meer binnen je bedrijf geautomatiseerd hebt kun je ook gaan kijken naar belangrijkere taken in je bedrijf.

Stap 3: Beoordeel je taken

Kijk per taak naar:

• Hoe lang duurt het? Hoeveel tijd kost het om deze taak te doen?

• Hoe vaak doe je het? Is het een taak die je elk uur, elke dag of elke week uitvoert? Taken die je vaak doet, zijn interessanter om te automatiseren.

• Hoeveel waarde voeg je toe? Maak jij het verschil door deze taak zelf te doen? Of kan iemand anders of een systeem dit net zo goed?

De ideale taken om te automatiseren:

1. Je voegt zelf geen waarde toe.

2. Je voert ze vaak uit.

3. Ze duren lang.

Tip: Dit zijn vaak de saaiste en meest vervelende taken. Die herken je vast snel ;)

Volgorde van het automatiseren van je taken:

1. Taken waar je zelf geen waarde aan toevoegt, die je vaak doet en die lang duren.

2. Taken waar je zelf geen waarde aan toevoegt en die je vaak doet.

3. Taken waar je zelf geen waarde aan toevoegt en die lang duren.

4. Alle overige taken waar je zelf geen waarde aan toevoegt.